청구스 청구 프로세스(자동화) 가이드

1. 청구 프로세스 한눈에 보기

• 청구서 화면 오른쪽에서
  전체 프로세스가 한눈에 표시됩니다.

• 프로세스 단계별로
  대기 / 진행 중 / 완료 카드로 표시되며
  수동일 경우에는 버튼을 직접 눌러 진행할 수 있습니다.

2. 프로세스 단계별 주요 액션 버튼

• 이메일 발송 단계

  • [발송하기] : 아직 발송 전일 때

  • [재발송하기] : 이미 발송했거나 실패한 경우

  • [발행 중] : 진행 중인 경우 표시만 되고 버튼 없음

  • [나에게 보내기] : 고객이 받는 이메일을 내 이메일로 받아볼 수 있음

• 세금계산서 발행 단계

  • [발행하기] : 아직 발행 전일 때

  • [수정발행하기] : 이미 발행된 경우, 수정이 필요한 경우

  • [발행 중] : 진행 중인 경우 표시만 되고 버튼 없음

TIP:
이메일을 발송할 때는 담당자(본인) 이메일로도
똑같이 발송돼 실제로 고객이 받는 이메일을 직접 확인할 수 있습니다!
(실제 발송 내역을 내 메일에서 즉시 체크 가능)

3. 자동화 시작/중지 – 꼭 필요한 경우에만!

• 자동화 진행 중에는
  상단에 [자동화 중지] 버튼만 노출됩니다.

  • 자동화 진행 중에는 청구서 수정이 불가합니다.

  • 자동화 중지 후 수정해야 합니다.

• 결제 완료(잔액 0) 시

  • 더 이상 자동화 관련 버튼이 노출되지 않습니다.

  • 모든 절차가 끝났으므로 추가적인 액션이 불가합니다.

4. 청구 유형별 자동화 프로세스 흐름

1) 세금계산서 ‘청구’ 케이스

• 1. 세금계산서 발행 → 2. 청구서 및 세금계산서 이메일 발송 → 3. 결제 완료 시 감사 메일

• 연체 발생 시 연체 알림 메일 자동 발송
  (1주일마다 반복, 결제 시 자동 중단)

2) 세금계산서 ‘영수’ 케이스

• 1. 청구서 발송 → 2. 전액 결제 완료 시 세금계산서 발행 → 3. 세금계산서 및 감사 메일

• 연체 발생 시 연체 알림 메일 자동 발송
  (1주일마다 반복, 결제 시 자동 중단)

3) 세금계산서 ‘없음’ 케이스

• 1. 청구서 발송 → 2. 결제 시 감사 메일

• 연체 발생 시 연체 알림 메일 자동 발송
  (1주일마다 반복, 결제 시 자동 중단)

※ 실제 발송되는 이메일, 담당자도 실시간으로 확인 가능!

• 이메일이 고객에게 발송될 때

  • 발송을 진행한 담당자(본인)의 이메일 주소로도
    동일한 내용의 메일이 자동 발송됩니다.

• 담당자는 실제 고객이 받는 견적서·청구서 이메일을
  직접 본인 메일함에서 확인할 수 있어
  레이아웃, 첨부파일, 본문 등
  실제 발송 결과를 100% 동일하게 미리 체크할 수 있습니다.

• 덕분에 오탈자, 첨부 누락, 메일 양식 오류 등
  실무 실수를 사전에 방지할 수 있습니다.

자주 묻는 질문(FAQ)

Q. 프로세스 단계별로 버튼이 다르게 나오나요?
A. 네! 각 단계별로 상황에 맞는 버튼/상태만 노출되어
실수 없는 업무가 가능합니다.

Q. 자동화 중 실수로 수정하면 어떻게 되나요?
A. 자동화 중에는 수정이 불가능합니다.

청구스 청구 프로세스 자동화는
실무에 최적화된 흐름과
직관적인 단계별 안내로
업무 실수와 번거로움을 확 줄여드립니다!

궁금한 점이 있으면 언제든 문의해 주세요.

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▶ 전화번호 : 070-4138-3292