청구스 청구서 작성 가이드

1. 청구서 입력 – 필수만 빠르게, 나머지는 필요할 때만!

• 청구서 탭에서 ‘새 청구서’ 클릭하세요.

• 고객사 정보를 선택하거나,
  화면 내 ‘추가’ 버튼으로 새 고객을 바로 등록할 수 있습니다.

• 참조에 담당자 선택 시 이메일 / 알림톡이 같이 발송됩니다.

• 청구일은 오늘 날짜가 자동 입력,
  납부기한도 기본값으로 들어가지만 필요에 따라 수정이 가능합니다.

• 계좌정보는 등록된 계좌 중 선택 / 계좌 연동을 안 한 경우에는 계좌를 비어둘 수 있습니다. (청구서에도 공란으로 표시됩니다.)

• 품목은 기존에 있던 품목을 검색하거나, 새로운 품목을 직접 입력할 수 있습니다.

• 단가와 수량을 입력하면 공급가액과 세액, 청구액이 자동으로 채워집니다.

• 세액이 없는 경우 세액을 0원으로 수정해주세요!

TIP:
필수 항목을 모두 입력해야 ‘저장’/‘자동화 시작’ 버튼이 활성화됩니다.
누락 시 입력란 옆에 실시간 안내 메시지가 떠서
실수도 바로 잡을 수 있어요!

2-1. 청구 프로세스 옵션 선택 - 세금계산서

• '세금계산서’ 선택 시 홈택스 인증서 연동이 필요합니다.

  • 인증서가 미등록이면 안내 메시지가 뜨고,
    바로 연동하러 갈 수 있는 버튼이 제공됩니다.

• ‘세금계산서’ 선택 시 고객 정보 중 대표자명과 사업자등록번호가 꼭 필요합니다!

• 세금계산서 옵션에 따라서 청구 프로세스 달라집니다.

1) 청구 세금계산서

“청구 → 입금 확인 → 결제 완료 알림 → 연체 시 알림”

프로세스 요약

1. 세금계산서 선발행
   고객에게 먼저 세금계산서를 발행합니다. (즉, 선청구 방식)

2. 입금 확인 자동화
   계좌와 연동되어 실제 입금 내역을 AI가 자동으로 확인합니다.

3. 결제 완료 알림
   입금이 확인되면 담당자와 고객에게 자동으로 결제 완료 알림이 발송됩니다.

4. 연체 시 알림
   결제기한이 지나면 설정한 주기마다 알림톡/이메일로 자동 안내되어 장기 연체를 방지합니다.

적합한 상황

• 계약금, 정기 청구, 용역 대금 등 미리 세금계산서를 보내는 케이스

• “선청구 후입금” 구조를 쓰는 회사

2) 영수 세금계산서

“청구 → 입금 확인 → 세금계산서 발행 → 결제 완료 알림 | 연체 시 알림”

프로세스 요약

1. 청구서 발송 (세금계산서 미발행)
   고객에게 결제 요청서(청구서)를 먼저 보냅니다.

2. 입금 확인 자동화
   계좌와 연동되어 실제 입금 내역을 AI가 자동으로 확인합니다.

3. 영수 세금계산서 자동 발행
   입금이 완료된 시점에 세금계산서가 자동으로 발행됩니다.
   (즉, 실제 결제 완료 후 세금계산서 발행)

4. 결제 완료 알림 / 연체 시 알림
   입금 시에는 완료 알림, 미입금 시에는 연체 알림이 자동 발송됩니다.

적합한 상황

• 고객이 입금 후 세금계산서를 받아야 하는 경우

• 거래처가 “입금 후 발행”을 원할 때

• 실제 매출 인식 시점이 입금 기준인 사업 형태

3) 청구서 미발송 & 영수 세금계산서 발행

“입금 확인 → 세금계산서 발행 → 결제 완료 알림 | 연체 시 알림”

프로세스 요약

1. 청구서 없이 입금 감지부터 시작
   청구서를 따로 보내지 않습니다. 고객이 직접 입금하면 자동으로 인식합니다.

2. 입금 즉시 세금계산서 발행
   입금이 확인되면 영수 세금계산서가 자동으로 발행됩니다.

3. 결제 완료 알림
   입금 및 발행 완료 후 자동으로 알림이 전송됩니다.

4. 연체 시 알림
   입금이 없을 경우, 사전에 등록된 조건에 따라 연체 안내가 자동 발송됩니다.

적합한 상황

• 예외적으로 청구서를 보낼 필요가 없는 경우

2-2. 청구 프로세스 옵션 선택 - 증빙 없음

1) 청구서 발송 & 세금계산서 미발행 (기발행)

“청구 → 입금 확인 → 결제 완료 알림 | 연체 시 알림”

프로세스 요약

1. 청구서 발송
   고객에게 결제 요청 청구서를 먼저 발송합니다. (이메일·알림톡 등)

2. 입금 확인
   고객이 결제(입금)하면 AI가 은행 내역을 자동으로 확인합니다.

3. 결제 완료 알림
   입금이 완료되면 자동으로 담당자와 고객에게 결제 완료 알림이 전송됩니다.

4. 연체 시 알림
   기한 내 입금이 없으면 주기적으로 연체 안내 메시지가 발송됩니다.

특징

• 세금계산서나 현금영수증 같은 증빙은 발행하지 않음

• 단순히 입금 확인과 연체 관리용으로만 사용

• 내부 정산, 관리 목적의 청구 프로세스

적합한 케이스

• 내부 정산용 또는 간단한 입금 요청

• 단순 입금 관리형 거래

• 이미 세금계산서를 발행한 경우(연체 관리)

2) 청구서 미발송 & 세금계산서 미발행 (기발행)

“입금 확인 → 결제 완료 알림 | 연체 시 알림”

프로세스 요약

1. 청구서 미발송
   별도의 청구서를 발송하지 않습니다.

2. 입금 확인 자동화
   입금 내역이 감지되면 자동으로 결제 완료로 처리됩니다.

3. 결제 완료 알림
   입금이 확인되면 자동으로 알림이 발송됩니다.

4. 연체 시 알림
   입금이 없을 경우 자동으로 연체 안내가 전송됩니다.

특징

• 청구서도, 세금계산서도 발행하지 않음

• 입금 감지와 자동 알림만 수행

• 완전한 자동 입금 모니터링형 프로세스

적합한 케이스

• 청구서를 따로 보낼 필요 없는 정기 후불·선불 거래

• 단순히 “돈이 들어왔는지 자동으로 확인하고 싶을 때”

3. 비고 & 안내 메시지 & 첨부파일 – 선택사항

• 청구서 비고란에 입력할 내용이 있으면 입력해주세요. - 청구서에 반영됩니다.

• 청구서 안내 메시지에 입력할 내용이 있으면 입력해주세요. - 메일이나 알림톡에 반영됩니다.

• 청구서에 첨부할 파일이 있으면 드래그&드롭 또는 클릭해서 업로드하세요.

• 첨부한 파일이 청구서와 함께 메일로 발송됩니다.

• 비고나 첨부파일은 없어도 청구서 발송에 전혀 문제 없습니다.

TIP:
첨부한 파일은 고객에게 이메일 발송 시
자동으로 함께 전송됩니다.

4. 세금계산서 입력 – 청구서와 자동 연동!

• ‘세금계산서’ 선택 시 다음을 누르는 경우
  입력한 청구서 데이터가 세금계산서 입력 화면에 자동 반영됩니다.

• 작성일자, 품목별 월일, 품목명, 공급가액, 세액은
  모두 자동 입력되고 필요 시 자유롭게 수정 가능!

• 날짜 관련 조건:

  • 작성일/월일은 청구일로 자동 적용되지만, 변경 가능!

• 부가세 안내:

  • 품목 중 하나라도 부가세가 있으면 ‘세금계산서’로 발행

  • 모든 품목의 부가세가 0원이면 ‘계산서’로 자동 구분

• 세금계산서 단계에서 청구서로 다시 이동했다가 오면
  청구서 데이터가 그대로 반영돼서 리셋됩니다.

5. 저장 또는 자동화 시작 – 원하는 방식으로!

• 모든 입력이 끝나면
  ‘저장’ 또는 ‘저장 및 자동화’ 버튼을 클릭하세요.

• '저장 및 자동화' 버튼 클릭 시 자동화 프로세스가 바로 시작됩니다.

▶ 청구 프로세스 자세히 알아보기

자주 묻는 질문(FAQ)

Q. 계좌정보는 꼭 입력해야 하나요?
A. 아니요! 입력하지 않아도 청구서 발송에는 문제가 없습니다. 단, 계좌정보를 입력해야 자동으로 수납 처리가 됩니다.

Q. 세금계산서 발행 시 인증서가 꼭 필요한가요?
A. ‘청구/영수’ 선택 시 인증서가 필요하며,
‘없음’은 인증서 없이 발송 가능합니다.

Q. 청구/영수인데 모든 품목 부가세가 0원이면?
A. 계산서로 자동 발행됩니다.

Q. 첨부파일은 여러 개 가능?
A. 네! PDF, 이미지 등 다양한 파일을 여러 개 첨부할 수 있습니다.

청구스 청구서 작성은
최소한의 입력, 자동화된 연동,
실수 없는 UX로
실무의 번거로움을 확 줄여드립니다!

궁금한 점이 있으면 언제든 문의해 주세요.

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